Wie man einen Bestätigungsbrief schreibt

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Ein Bestätigungsschreiben ist eine Korrespondenz, die zur Bestätigung von Details wie mündliche Vereinbarungen, Termine und Vorstellungsgespräche versandt wird. Das Schreiben kann auch eine Reservierung, eine Antwort auf eine Einladung, den Erhalt verschiedener Artikel oder Dienstleistungen oder Reisearrangements bestätigen. Bestätigungsschreiben sind kurz und können leicht geschrieben werden, indem man einem einfachen Format folgt.

Beginnen Sie mit der entsprechenden Anrede. Wenn Sie ein Bestätigungsschreiben senden, sollten Sie die richtige Anrede sowie den Namen und Titel der Person verwenden. Das allgemein akzeptierte Format ist Sehr geehrter Herr/Frau/Ms./Ms./Dr. gefolgt vom Nachnamen der Person.

Seien Sie kurz und bündig. Bestätigungsschreiben sind kurze Buchstaben. Sie möchten sie kurz halten und alle unnötigen Wörter, Phrasen und Informationen eliminieren. Halten Sie den Inhalt des Schreibens strikt über die Angaben, die Sie bestätigen, geheim.

Halten Sie den Ton sachlich. Da die meisten Bestätigungsschreiben von kurzer Natur sind, ist ihr Ton sehr formal und unpersönlich. Dies hilft, den Fokus auf die zu bestätigenden Details zu richten und vermeidet unnötige Annehmlichkeiten.

Überprüfen Sie das Bestätigungsschreiben. Bevor Sie ein formelles Dokument senden, auch wenn es sich um eine persönliche Angelegenheit handelt, sollten Sie den Brief korrigieren. Dies ist besonders wichtig, wenn sich der Brief auf eine Geschäftsvereinbarung bezieht. Suchen Sie nach Rechtschreibfehlern, fehlenden Wörtern, falscher Grammatik, Interpunktionsfehlern oder anderen Oberflächenproblemen.

Bestätigen Sie die Einzelheiten der im ersten Absatz getroffenen Vereinbarung. Kommen Sie in einem Bestätigungsschreiben direkt auf den Punkt. Es sind keine einführenden Informationen oder Vorträge erforderlich. Verwenden Sie stattdessen den ersten Absatz, um die Details dessen, was Sie bestätigen, genau zu beschreiben. Dies kann Datum, Uhrzeit und Ort beinhalten. Seien Sie präzise.

Bitten Sie bei Bedarf um eine Nachbereitung. Der letzte Absatz sollte eine Zeile enthalten, die den Empfänger ermutigt, sich bei Bedarf mit Ihnen in Verbindung zu setzen. Sag ihnen, dass sie dich wissen lassen sollen, wenn es irgendwelche Probleme gibt, wie z.B. Klärung, Missverständnisse oder Probleme.

Schließen Sie den Brief mit einem Dankeschön an den Empfänger. Achten Sie darauf, dass Sie den Brief richtig schließen. Verwenden Sie einen Begriff wie Aufrichtig, Danke, Grüße oder Hochachtungsvoll. Füge deinen eingegebenen Namen ein und platziere deine Unterschrift darüber. Verwenden Sie Ihren vollständigen Namen für Geschäftsbriefe.

Sprechen Sie andere Details an. Erwähnen Sie entweder im gleichen Absatz oder in einem kurzen zweiten Absatz alle anderen Details, die relevant sein könnten. Dies kann Geldvereinbarungen, Bedingungen und Konditionen oder alles andere beinhalten, was bestätigt werden muss. Diese Details können auch Verantwortlichkeiten für bestimmte Aufgaben oder noch zu erledigende Restaufgaben sein.

Wissen Sie, wann Sie ein Bestätigungsschreiben senden müssen. Es gibt mehrere Gründe, warum Sie ein Bestätigungsschreiben senden würden. Die Bestätigung der Termine von Terminen, Meetings, Interviews, Konferenzen oder anderen Veranstaltungen ist ein häufiger Grund, warum Menschen Bestätigungsmeetings senden. Andere häufige Situationen, in denen Sie ein Bestätigungsschreiben senden könnten, sind unter anderem:

Verwenden Sie geeignetes Papier auf einem Qualitätsdrucker. Wenn Sie einen Brief aus einem Unternehmen ausdrucken, verwenden Sie Firmenbriefpapier, das den Briefkopf enthält. Wenn Sie nicht mit einem Unternehmen verbunden sind und kein Briefpapier haben, drucken Sie den Brief auf hochwertigem Papier aus. Achten Sie darauf, den Brief von einem guten Drucker zu drucken, dem nicht die Tinte oder der Toner ausgeht.

Verwenden Sie eine Standardschriftart und -ränder. Wenn Sie einen formellen Brief schreiben, verwenden Sie eine Standardschriftart wie Times New Roman oder Arial. Die Schriftgröße 12 sollte nicht fett, kursiv oder unterstrichen sein. Die Ränder sollten auf jeder Seite 1 Zoll betragen.

Verwenden Sie einen Briefkopf. Bestätigungsschreiben sollten auf Briefpapier geschrieben werden, wenn es sich bei dem Bestätigungsschreiben um geschäftliche Angelegenheiten handelt. Damit wird das Schreiben zu einem formalen und offiziellen Unternehmensdokument. Direkt über der Anrede befinden sich der vollständige Name und die Adresse des Empfängers des Briefes. Dazu gehören der Name der Person, an die Sie den Brief schreiben, der richtige Titel, die Abteilung, in der sie sich befinden, oder die Firma, für die sie arbeiten (falls zutreffend), und die Adresse für das Unternehmen.

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