So vermeiden Sie das Abspielen von Phone Tag bei der Arbeit

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p>Telefontag klingt nach einem lustigen Spiel, aber das ist es nicht, besonders wenn Sie jemanden wegen Ihrer Arbeit anrufen müssen. Wenn die andere Person nicht an ihrem Schreibtisch ist, wenn Sie anrufen, und Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sind, wenn sie zurückruft, usw., kann es extrem frustrierend und schädlich für die Produktivität sein. Manchmal kann es mehrere Tage dauern, bis Sie mit der anderen Person sprechen können, und Sie können Ihre Arbeit in der Zwischenzeit möglicherweise nicht abschließen.

Geben Sie Ihren Namen und Ihre Telefonnummer an. Indem Sie diese Informationen in jede Nachricht aufnehmen, stellen Sie sicher, dass die andere Person sie nicht nachschlagen muss, bevor sie Sie zurückruft. Geben Sie Ihren Namen und Ihre Nummer mindestens zweimal in einer Nachricht an. Wenn die Person dich nicht persönlich kennt, buchstabiere deinen Namen, damit du sicher bist, dass sie weiß, wer sie angerufen hat.

Bitten Sie die andere Person, die Informationen auf Ihrer Voicemail zu hinterlassen. Seien Sie genau, was Sie brauchen und wann Sie es brauchen, in Ihrer Nachricht an sie, anstatt einfach nur zu sagen: “Rufen Sie mich an.” Auf diese Weise kann Ihr Mitarbeiter die Informationen auf Ihrer Voicemail hinterlassen, wenn er keine Zeit zum Reden hat, wenn Sie verfügbar sind.

Vermeiden Sie es, zu ungünstigen Zeiten anzurufen. Der Beginn des Arbeitstages, kurz vor oder nach dem Mittagessen oder am Ende des Tages sind die Zeiten, in denen ein Büroangestellter am ehesten von seinem Schreibtisch weg ist oder sich mit anderen Dingen beschäftigt. Gib ihr eine Chance, sich nach ihrer Ankunft im Büro einzuleben und versuche nicht, sie zu erwischen, während sie versucht, ihre Arbeit abzuschließen und zu gehen.

Sprich langsam und deutlich. Einige Sprachnachrichten verstümmeln, und Sie möchten keine Gelegenheit verpassen, zu sprechen, nur weil Ihre Nachricht missverstanden wurde. Wiederholen Sie alle wichtigen Informationen, um sicherzustellen, dass sie von der Person, die Sie kontaktieren, erhalten werden.

Hinterlassen Sie eine Nachricht. Bevor Sie eine Nachricht an einen Assistenten hinterlassen, fragen Sie ihn, ob dies der beste Weg ist, um Kontakt aufzunehmen. Einige Leute würden es vorziehen, die Basis mit einem Assistenten zu kontaktieren, aber andere sind eher bereit, eine Voicemail zu hören. Hinterlasse deine Nachricht mit der bevorzugten Methode der anderen Person.

Fragen Sie nach der bevorzugten Kontaktmethode der Person. Nur weil Sie lieber telefonieren, bedeutet das nicht, dass die Person, die Sie kontaktieren müssen, die gleichen Präferenzen hat. Anstatt nach der Telefonzeit zu fragen, fragen Sie sie, wie sie es vorziehen würde, dass Sie sie kontaktieren und ihre Wünsche respektieren.

Kontaktieren Sie die Person stattdessen per E-Mail oder Sofortnachricht. Wenn du alles getan hast, was du kannst, um ohne Glück mit der Person am Telefon zu telefonieren und zu sprechen, ist es an der Zeit, deine Kontaktmethode zu ändern. Einige Leute rufen einfach nicht zurück. Ändern Sie Ihre Kontaktmethode, um die Person, mit der Sie sprechen müssen, aufzunehmen.

Sagen Sie der Person, wie schnell Sie die Informationen benötigen. Nehmen Sie nicht an, dass Ihre Mitarbeiter Ihre Termine kennen. Sag der Person, die du anrufst, Bescheid: “Ich brauche diese Informationen, um das Projekt bis Freitag, den 17. zu beenden.”

Legen Sie jeden Tag Zeitblöcke für Telefonate fest. Wenn du kein “Telefonist” bist, ist das in Ordnung. Stellen Sie jeden Tag ein bis zwei Stunden zur Verfügung, um Anrufe entgegenzunehmen und zu beantworten. Seien Sie während dieser Zeit so oft wie möglich verfügbar, damit Ihre Mitarbeiter wissen, wann sie Sie erreichen können. Erfahren Sie, ob andere zu bestimmten Zeiten telefonieren können, und kontaktieren Sie sie während dieser Zeit.

Bieten Sie eine “Agenda” für die Ausschreibung an. Wenn es bestimmte Fragen oder Themen gibt, die Sie auf dem Anruf beantworten müssen, senden Sie diese per E-Mail oder SMS an Ihren Mitarbeiter im Voraus. Dies ermöglicht es ihr, sich besser auf das Gespräch vorbereitet zu fühlen und die Dauer des Gesprächs kurz zu halten.

Fragen Sie nach der besten Zeit für einen Anruf. Wenn Sie eine Nachricht hinterlassen oder die Person auf dem Weg nach draußen erwischen, fragen Sie, wann Sie zu einem günstigeren Zeitpunkt zurückrufen können. Sie werden überrascht sein, wie viele Menschen jeden Tag bestimmte Zeiten für Telefonate festlegen.

Vereinbaren Sie einen vorausschauenden Termin in Ihrer Voicemail-Nachricht. Sagen Sie der Person, die Sie kontaktieren möchten, dass Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt zurückrufen werden. Dies gibt ihr die Möglichkeit, ihren Zeitplan so zu gestalten, dass sie verfügbar ist, wenn Sie zurückrufen.

Erwägen Sie, das Internet zu nutzen, um herauszufinden, wann die andere Person an ihrem Schreibtisch sitzt. Wenn sie in eine unternehmensweite Instant Messaging- oder Telefonanlage eingeloggt ist, können Sie vielleicht erkennen, wann sie an ihrem Schreibtisch sitzt. Sie können diese Dienste auch verwenden, um zuerst eine kurze Textnachricht zu senden und zu fragen, ob sie für einen Anruf zur Verfügung steht.

Geben Sie der Person eine bestimmte Rückrufzeit. Stellen Sie sicher, dass Sie während dieser Zeit an Ihrem Schreibtisch sitzen. Sie ist wahrscheinlich genauso frustriert darüber, dass sie Telefonanhänger spielt wie du. Wenn Sie nachweisen, dass Sie zu dem angegebenen Zeitpunkt verfügbar sind, wird sie ermutigt, Sie zu diesem Zeitpunkt anzurufen.

Rufen Sie zu verschiedenen Zeiten an. Rufen Sie nicht wiederholt zur gleichen Tageszeit an, wenn Sie keine Antwort erhalten. Auch wenn das die Zeit ist, die du für Telefonate reserviert hast, respektiere die andere Person und rufe zu anderen Zeiten am Tag an.

Geben Sie eine geschätzte Gesprächszeit an. Wenn sie nicht wissen, wie lange ein Anruf dauert, fangen die Leute an, Angst zu haben, einen Anruf zurückzugeben. Fügen Sie in Ihre Nachricht eine geschätzte Anrufzeit ein. Am wichtigsten ist, dass du dich daran hältst. Frag nicht für zehn Minuten und nimm dir eine Stunde Zeit. Stellen Sie sicher, dass Ihre Schätzung korrekt ist.

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