Wie man Papiere organisiert

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Zwischen Arbeits-, Schul- und Familienpflichten können wir unsere Dokumente leicht durcheinanderbringen lassen. Wenn es darum geht, Rechnungen zu bezahlen, sich auf einen Vertrag zu beziehen oder ein Darlehen zu refinanzieren, machen unorganisierte Papiere das Leben noch chaotischer. Die gute Nachricht ist, dass es tatsächlich Tricks gibt, mit denen Sie Ihre Dokumente in Ordnung halten können. Sobald Sie herausgefunden haben, was Sie behalten sollten, wie Sie es organisieren und wie Sie es schützen können, können Sie anfangen, etwas von diesem Stress zu spüren.

Bewahren Sie wichtige Dokumente auf. Dazu gehört alles, was Ihre Existenz, Staatsbürgerschaft oder Wahlberechtigung beweist. Die meisten dieser Dokumente sollten Sie auf unbestimmte Zeit aufbewahren. Die einzige Ausnahme von dieser Regel sind abgelaufene Wählerregistrierungskarten. Wenn sich dein Revier geändert hat oder du umgezogen bist, behalte deine alte Karte, bis du eine neue erhältst. Weitere wichtige Dokumente sind:

Behalten Sie die Geschäftsformulare. Befolgen Sie die Dreijahresregel für inländische Steuern. Sie sollten alle anderen Dokumente für die gesamte Lebensdauer des Kontos, zu dem sie gehören, aufbewahren. Beispiele für Geschäftsformen sind:

Kaufen Sie Ordner. Dies ist eine gute Option, wenn Sie ein Student, ein Akademiker oder Schriftsteller sind. Verwenden Sie Ordner, um Ihre Papiere, Artikel, Kapitel, Entwürfe und Notizen zu organisieren. Verwenden Sie Ordnerteiler, um verschiedene Zuordnungen zu trennen.

Bewahren Sie Dokumente, die sich auf Vermögenswerte beziehen, auf. Asset-Dokumente beweisen, dass Sie etwas ganz Bestimmtes besitzen oder gerade dabei sind zu besitzen. Sie sollten diese Dokumente aufbewahren, bis Sie den betreffenden Artikel verkaufen. Beispiele für Anlagendokumente sind:

Scannen Sie Ihre wichtigen Dokumente. Selbst wenn Sie sich entscheiden, die Papierkopien auf unbestimmte Zeit aufzubewahren, ist es immer eine gute Idee, elektronische Backups zu haben. Scannen Sie Ihre Dokumente als PDFs.

Kaufen Sie einen feuerfesten Aktenschrank. Verwenden Sie es, um Dokumente zu speichern, die Sie schließlich vernichten oder recyceln werden. Nicht alle Archive schützen Ihre Dokumente vor Bränden. Brandschutzschränke sind teurer, aber sie sind die Investition wert. Kaufen Sie einen feuerfesten Schrank an jedem Ort, der Bürobedarf verkauft.

Bewahren Sie wichtige Dokumente in einem Bankschließfach auf. Außerhalb der Anlage aufbewahren Sicherheitsschließfächer Geburtsurkunden und andere wichtige Dokumente sicher vor Bränden, Einbrüchen und Naturkatastrophen, die Ihr Zuhause heimsuchen können. Die meisten Banken vermieten Tresorfächer gegen angemessene Gebühren. Sie können aus einer Vielzahl von Größen wählen, je nachdem, wie viele Dokumente Sie speichern müssen.

Speichern Sie Ihre gescannten Dateien auf einer Wechselfestplatte. Sie können externe Festplatten in jedem Geschäft kaufen, das Computer verkauft, wie Simply Mac oder Staples. Die meisten externen Festplatten sind mit Windows oder Mac kompatibel, aber nicht austauschbar. Wenn Sie Ihre Mac-Dateien auf einem externen Laufwerk speichern, können Sie sie nicht für einen Windows-PC verwenden oder umgekehrt.

Bewahren Sie die Steuerunterlagen auf. In den meisten Fällen empfiehlt der IRS, die Steuerunterlagen für drei Jahre aufzubewahren. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Rücksendung korrekt ist oder ob Sie innerhalb von drei Jahren nach Einreichung Ihrer Rücksendung auditiert werden, besuchen Sie IRS.gov für Details darüber, wie lange Sie Ihre Unterlagen aufbewahren sollten.

Quittungen verwerfen. Tun Sie dies, nachdem Sie die Ausgaben mit Ihrer monatlichen Kredit- oder Debitkartenabrechnung verglichen haben. Suchen Sie nach persönlichen Informationen auf dem Beleg, wie z.B. Ihrer Kreditkartennummer oder Adresse. Wenn darin keine personenbezogenen Daten aufgeführt sind, können Sie die Quittung in den Papierkorb werfen. Wenn Sie personenbezogene Daten sehen, vernichten Sie diese.

Vernichten Sie Dokumente mit personenbezogenen Daten. Achten Sie auf Cross Shredder, die Dokumente horizontal und vertikal zerkleinern. Cross-Shredding macht es für Identitätsdiebe besonders schwierig, Dokumente wieder zusammenzusetzen. Wenn Sie mehr als nur Papier zerkleinern wollen, müssen Sie einen CD- oder Kreditkartenschredder kaufen. Du kannst sie in jedem Bürobedarf oder Big Box Store kaufen, wie z.B. Staples oder Super Target. Zu den personenbezogenen Daten gehören:

Dateiordner kaufen. Manila-Ordner mit Laschen sind praktische Ablagesysteme. Schreiben Sie den Namen der Datei auf jede Registerkarte. Verwenden Sie einen Ordner mit der linken Registerkarte für die erste Datei, einen Ordner mit der mittleren Registerkarte für die zweite, einen Ordner mit der rechten Registerkarte für die dritte und so weiter. Dies erleichtert das Erkennen von Dateien im Falle einer Quetschung. Kaufen Sie Aktenordner in jedem Bürobedarf oder Big Box Store.

Verwenden Sie ein chronologisches System für Steuern, Rechnungen und Darlehen. Sortieren Sie die Steuerformulare nach Jahr. Sortieren Sie Rechnungen und Darlehenszahlungen nach Monat. Legen Sie die ältesten Dateien auf die Rückseite des Hängeordners. Nach Jahr geordnete Dateien sollten auf der Rückseite des Archivs liegen, da Sie nicht so oft darauf verweisen müssen. Platzieren Sie Dateien, die nach Monaten geordnet sind, an der Vorderseite.

Kaufen Sie Aktenboxen. Verwenden Sie diese, um die Kunstprojekte Ihrer Kinder, Hausaufgaben und Zeugnisse zu speichern. Kaufen Sie eine Box pro Kind für jedes Schuljahr. Wählen Sie Kisten, die kunststoff- und wasserdicht sind.

Schützen Sie Ihre gescannten Dateien mit einem Passwort. Wählen Sie ein Passwort, an das Sie sich erinnern können, das aber für einen Hacker schwer zu knacken wäre. Vermeiden Sie Geburtsdaten, Jubiläen oder die Namen von Kindern oder Haustieren. Wählen Sie Passwörter, die Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbole enthalten. Denken Sie an Zahlen oder Symbole, die Buchstaben ersetzen können. Beispielsweise kann “1” ein Großbuchstaben I ersetzen, oder “@” kann ein Kleinbuchstaben a ersetzen.

Abgelaufene Rechnungen verwerfen. Wenn Sie keine Zahlung für einen Steuerabzug verlangen müssen, können Sie Rechnungen und andere Rechnungen, die Sie bereits bezahlt haben, ablehnen. Dies gilt insbesondere für Monatsabrechnungen für Ihr Telefon, Kabel, Kreditkarte, Versorgungsunternehmen und ähnliche Dienste. Als Zahlungsnachweis können Sie entwertete Schecks oder elektronische Belege (gespeichert als PDFs) verwenden.

Kaufen Sie stapelbare Dokumentenfächer. Bewahren Sie das obere Fach für Dokumente auf, die Sie sofort lesen müssen. Beschriften Sie das zweite Fach mit Dokumenten, die einige Tage warten können. Reservieren Sie das dritte Fach für Dokumente, die Sie ablegen können, und so weiter. Platzieren Sie sie auf Ihrem Schreibtisch in Reichweite.

Bewahren Sie alle Dokumente auf, die Darlehen als bezahlt markieren. Bewahren Sie Dokumente im Zusammenhang mit gezahlten Hypotheken oder Fahrzeugdarlehen so lange auf, wie Sie den betreffenden Artikel besitzen. Fragen Sie Ihren Studienfinanzierer nach einer vollständigen Zahlungsbestätigung. Bewahren Sie diese Dokumentation mindestens sieben Jahre lang auf.

Bewahren Sie alle rechtlichen Dokumente auf. Sie sollten Gerichtsverfahren, wie z.B. Klagen, mindestens sieben Jahre lang beibehalten. Wenn sich Ihre juristischen Dokumente mit Ihrer Nachlassplanung, einer Änderung des Familienstandes oder einem lizenzierten Eigentumsnachweis befassen, sollten Sie sie ein Leben lang aufbewahren. Beispiele für Rechtsdokumente sind:

Kaufen Sie Hängemappen. Wenn Sie mehr als zehn Dateien haben, kaufen Sie Hängeordner, um Ihre Dateiordner in logische Kategorien zu organisieren. So können Sie beispielsweise Ihre drei neuesten Steuerakten in einem Hängeordner oder Darlehensakten in einem anderen anordnen. Sie können diese in jedem Bürobedarf oder Big Box Store kaufen.

Bewahren Sie Dokumente zu den Verbindlichkeiten auf. Verbindlichkeiten sind alle Schulden, die Sie bezahlen. Halten Sie jeden Antrag oder Vertrag so lange aufrecht, bis das Darlehen getilgt ist. Die Verbindlichkeiten umfassen:

Organisieren Sie Kunden- oder Themendateien alphabetisch. Wenn es sich um Eigennamen handelt, alphabetisieren Sie Ordner nach Nachnamen von Personen oder Vornamen von Unternehmen. Wenn der Name eines Unternehmens mit “A”, “An” oder “The” beginnt, alphabetisieren Sie mit dem ersten wichtigen Wort. Abhängig von der Größe der Themen, die Ihr Unternehmen abdeckt oder Kunden, die Ihr Unternehmen hat, können Sie jeden Dateiordner mit einem einzigen Buchstaben aus einer Reihe von Buchstaben beschriften. Zum Beispiel könnten Sie:

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